Der Workflow führt die Führung vor…

Im Rahmen meiner Architekturtätigkeit beschäftige ich mich intensiver mit „BPM“ – Business Process Management. Die technischen Details erspare ich euch jetzt mal… Im Kern geht es darum das sämtliche Aktivitäten im Unternehmen über Workflow-Systeme abgebildet werden.

Als die Tage vor dem obligatorischen Espresso saß und über die (systemische) Wirkung von BPM sinnierte ist mir ein interessanter Gedanke gekommen: mal angenommen alle wesentlichen Aktivitäten der Firma, der Abteilungen, der Gruppen und Teams sind über ein BPM-System/Workflows realisiert: wer hat dann eigentlich die Führung? Ich meine „Führung“ im Sinne von „ich als Leiter dieses Team entscheide darüber wer im Prinzip wann was macht. Ich delegiere, ich steuere, ich behandle Eskalationen“. Damit inbegriffen: die innere Sicht des Managers, sein Selbstverständis von sich und dem Begriff „Führung“.

All das, was man als Chef früher tun musste, werden bei einer vollwertigen Workflow-Unterstützung durch das BPM gesteuert. Das BPM entscheidet wann ein Vorgang eskaliert wird. Das BPM entscheidet wer wann welche Tätigkeiten zugeordnet bekommt. Nur das BPM hat einen vollständigen Überblick über alle Aktivitäten – die Mitarbeiter reden nicht mehr mit ihrem Chef darüber den Vorgang X erstmal beseite zu legen um auf ein Feedback zu warten. Das wird direkt im BPM – System hinterlegt.

Der Chef hat natürlich einen eigenen Zugang zum BPM-System – er kann (oder darf?) Parameter einstellen, die zur Steuerung der Mitarbeiter dienen, er kann in jeden Vorgang Einsicht nehmen, Statistiken abrufen, Vorgänge zuweisen und er muss natürlich auch die Vorgänge abarbeiten, die die Mitarbeiter eskalieren lassen. Klingt fast wie ein einfacher Mitarbeiter mit einer speziellen Rolle und daraus abgeleiteten Rechten…  Und für das BPM-System ist das genau so…

Der (systemische) Punkt für mich ist: wieviel „Chef“ bleibt vom Chef übrig? Ist die Einführung einer übergeordneten, steuernden Instanz nicht auch implizit eine Degradierung von der herkömmlichen Rolle eines „Chefs“?

Aus der Perspektive der IT-Abteilung ist dieser Gesichtspunkt ggf. relevant: je nach Unternehmenskultur und dem damit verbundenen Führungsverständnis des Managements kann die Einführung eines BPM-Systems als Angriff auf die Selbstbehauptung des Managements sein. Es kann gewisse Widerstände im Unternehmen gegen Workflows & Co erklären, oder auch erklären warum die erwarteten Benefits eine Workflow-Systems sich nicht heben lassen… weil die Mitarbeiter (oder das Management) das System aufgezwungen bekommen und es nun – ggf. unterbewusst – torpedieren…

Es gibt noch einen zweiten Aspekt: wer beherrscht das BPM-System im Sinne von Anpassungen an geänderte Rahmenbedingungen? Die IT – wer sonst? Sollte sich ein Abteilungsleiter dazu entscheiden seine Mitarbeiter-/Teamorganisation anders aufzusetzen, und er braucht dafür neue Regeln (weil sonst das BPM nicht entsprechend angepasst werden kann) dann muss er zur IT-Abteilung gehen.

Ein Gang nach Canossa weil man vergessen hat im letzten Projekt die anstehende Reorganisation mit einzuplanen?

Früher hat man die IT nur benötigt wenns um Funktionalitäten geht. Heute muss man selbst dann die IT belästigen (oder bitten) wenn man die Art und Weise, wie die Mannschaften aufgestellten werden, verändern will. Ist das nicht das letzte große freie Betätigungsfeld des Managements, dort wo es sich „beweisen“ kann: Teams und Gruppen optimal an geänderte Geschäftsbedingungen anzupassen? Ist es nicht ein massiver Eingriff ins Selbstverständnis eines echten Managers wenn er selbst das nicht mehr ohne IT-Anpassungen vornehmen kann?

Wer führt eigentlich – das Workflowsystem oder das Management?

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